Ratgeber
Schichtplan erstellen: vom Team zum Monatsplan
Einen guten Schichtplan erstellst du am einfachsten in festen Schritten: Team erfassen, Schichten definieren, Regeln prüfen, Wünsche sammeln, Planvorschlag erstellen, kontrollieren und veröffentlichen. So bleibt der Monatsplan nachvollziehbar und Änderungen sind leichter zu erklären. Dienstplan Guru bildet genau diesen Ablauf für kleine und mittlere Teams ab.
Aktualisiert am 23.07.2026
1. Team und Rollen sauber erfassen
Beginne mit den Personen, für die du planst. Name, Pensum, Rolle und bei Bedarf Qualifikation sind wichtiger als eine perfekte Detailstruktur. Entscheidend ist, dass der Plan weiss, wer aktiv ist und wer für welche Dienste grundsätzlich infrage kommt.
2. Schichten als wiederkehrende Vorlagen anlegen
Lege die Dienste so an, wie sie im Alltag verstanden werden: Frühdienst, Spätdienst, Nacht, Büro oder andere feste Zeitfenster. Pro Schicht definierst du, an welchen Wochentagen sie vorkommt und wie viele Personen mindestens gebraucht werden.
3. Regeln und Grenzen prüfen
Vor der Berechnung sollten die wichtigsten Grenzen stehen: Wochenstunden, Ruhezeit, Arbeitstage in Folge, freie Wochenenden und Teamlogik für belastende Dienste. Diese Regeln sind kein Ersatz für Rechtsberatung, aber sie geben dem Monatsplan einen klaren Rahmen.
4. Wünsche und Abwesenheiten sammeln
Plane Wünsche nicht nebenbei in Chatnachrichten. Erfasse freie Tage, bevorzugte Dienste, zu meidende Schichten und Abwesenheiten dort, wo auch der Plan entsteht. So sieht die planende Person vor dem Start, welche Wünsche vollständig sind und wo noch Angaben fehlen.
5. Vorschlag erstellen, prüfen und nachjustieren
Ein automatischer Vorschlag spart vor allem Sortierarbeit. Prüfe danach Besetzung, Wünsche, Ruhezeiten und auffällige Belastung. Kleine manuelle Änderungen sind normal: Ein guter Prozess lässt sie zu, ohne den ganzen Monat neu zu bauen.
6. Veröffentlichen und Änderungen klar halten
Veröffentliche erst, wenn klar ist, welche Version gilt. Danach sollte das Team denselben Stand sehen. Wenn später etwas geändert wird, braucht es wieder eine klare Entscheidung, welche Version sichtbar ist.