Schichtplan erstellen: 6 Schritte mit Beispiel

Beginne mit den Personen, für die du planst. Name, Pensum, Rolle und bei Bedarf Qualifikation sind wichtiger als eine perfekte Detailstruktur. Entscheidend ist, dass der Plan weiss, wer aktiv ist und wer für welche Dienste grundsätzlich infrage kommt.

Lege die Dienste so an, wie sie im Alltag verstanden werden: Frühdienst, Spätdienst, Nacht, Büro oder andere feste Zeitfenster. Pro Schicht definierst du, an welchen Wochentagen sie vorkommt und wie viele Personen mindestens gebraucht werden.

Vor der Berechnung sollten die wichtigsten betrieblichen Grenzen stehen: Wochenstunden, Ruhezeit, Arbeitstage in Folge, freie Wochenenden und Teamlogik für belastende Dienste. Diese Regeln sind kein Ersatz für Rechtsberatung, aber sie geben dem Monatsplan einen klaren Rahmen.

Plane Wünsche nicht nebenbei in Chatnachrichten. Erfasse freie Tage, bevorzugte Dienste, zu meidende Schichten und Abwesenheiten dort, wo auch der Plan entsteht. So sieht die planende Person vor dem Start, welche Wünsche vollständig sind und wo noch Angaben fehlen.

Ein automatischer Vorschlag spart vor allem Sortierarbeit. Prüfe danach Besetzung, Wünsche, hinterlegte Ruhezeiten und auffällige Belastung. Kleine manuelle Änderungen sind normal: Ein guter Prozess lässt sie zu, ohne den ganzen Monat neu zu bauen.

Veröffentliche erst, wenn klar ist, welche Version gilt. Danach sollte das Team denselben Stand sehen. Wenn später etwas geändert wird, braucht es wieder eine klare Entscheidung, welche Version sichtbar ist.

Synthetischer Fall: Eine Tagesklinik plant sieben Personen im Mai. Von Montag bis Freitag braucht sie zwei Personen im Frühdienst und eine im Spätdienst. Eine Person ist in der ersten Woche abwesend, zwei Personen wünschen je einen freien Freitag.

Die planende Person erfasst zuerst Bedarf und Rollen, sammelt die Wünsche und erstellt einen Vorschlag. Danach prüft sie, ob alle Mindestplätze besetzt sind, ob die hinterlegten Grenzen eingehalten werden und ob die Abwesenheit berücksichtigt wurde. Eine Wunschabweichung wird vor der Veröffentlichung bewusst entschieden und dokumentiert.

• Vor dem Vorschlag: Team, Schichten, Bedarf, bekannte Abwesenheiten und relevante Grenzen.
• Vor der Veröffentlichung: Besetzung, Hinweise, Wünsche und auffällige Belastung.
• Nach einer Änderung: erneut prüfen und klar kennzeichnen, welche Version für das Team gilt.

Free: 1 Team mit bis zu 10 Mitgliedern. Für grössere Teams oder zusätzliche Funktionen führt die Preisseite zum Professional-Tarif. Die Tarifwahl ersetzt die Prüfung und bewusste Veröffentlichung durch die planende Person nicht.